IN POCHE PAROLE…
Anche negli enti locali, il procedimento di gestione documentale ha assunto nel tempo un rilievo sempre maggiore, in corrispondenza all’affermarsi dei principi di trasparenza, di pubblicità e anche di tracciabilità della azione amministrativa.
Inizialmente considerata una attività secondaria nell’ambito dell’ente locale, il procedimento di gestione documentale ha assunto nel tempo un rilievo sempre maggiore, in corrispondenza all’affermarsi dei principi di trasparenza, di pubblicità e anche di tracciabilità della azione amministrativa. La prospettiva di sviluppo ha determinato una rilettura in chiave organizzativa della pubblica amministrazione e la ricostruzione della comunicazione interna ed esterna all’ente. Ne discende che la gestione documentale non può essere, ad oggi, ridotta nei termini di una mera prassi burocratica.
La gestione documentale: definizione ricostruttiva
Con l’espressione gestione documentale si intende il procedimento di formazione/elaborazione del documento, la relativa organizzazione, classificazione, fascicolazione, conservazione e reperibilità nel tempo. Essa riguarda documenti informatici, analogici digitalizzati e atti generati da sistemi informativi. La gestione documentale può essere determinata dall’attività interna dell’ente ovvero su attivazione del cittadino. Ne consegue che il procedimento in essere configura un portale di comunicazione con l’ambiente esterno.
Pertanto, detta attività non “va intesa non come un semplice insieme di regole tecniche, bensì come un processo complesso che coinvolge organizzazione, tecnologia, responsabilità e cultura amministrativa”.
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Lucia Firino