Ciascuna pubblica amministrazione è tenuta ad individuare al suo interno un Responsabile per la Transizione al Digitale, Questi deve essere un soggetto in possesso di “adeguate competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali”.
Come ricorda la recente circolare n. 3/2018 del 01/10/2018, del Ministro per la Pubblica Amministrazione, l’obbligo è previsto dal 14 settembre 2016 dall’art. 17 del D.lgs. 82/2005, modificato, da ultimo, con i D.lgs. n. 179/2016 e n. 217/2017 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD), ma poche pubbliche amministrazioni sono in regola con questo adempimento.
La circolare, nel sollecitare ciascuna pubblica amministrazione ad adempiere con urgenza, richiama l’attenzione su alcuni aspetti di particolare rilevanza connessi alla predetta nomina, ferma restando l’autonomia organizzativa riconosciuta dall’ordinamento giuridico alle amministrazioni in indirizzo.
L’ufficio per il digitale – L’art. 17 del CAD prevede che ciascuna amministrazione statale deve garantire l’attuazione delle linee strategiche per la riorganizzazione e la digitalizzazione dell’amministrazione definite dal Governo, e, a tal fine, deve istituire un ufficio di livello dirigenziale, senza però aumentare il numero complessivo di tali uffici.
A tale obbligo sono tenute anche le pubbliche amministrazioni diverse dalle amministrazioni dello Stato, che possono esercitare tali funzioni anche in forma associata.
Il responsabile (RTD) – La responsabilità dell’ufficio per il digitale deve essere assegnata a un dirigente dotato di adeguate competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali. Le amministrazioni diverse da quelle dello Stato devono individuare l’ufficio per il digitale tra quelli di livello dirigenziale oppure, ove ne siano privi, devono nominare il responsabile tra le proprie posizioni apicali.
Questa figura risponde, con riferimento ai compiti relativi alla transizione, alla modalità digitale, direttamente all’organo di vertice politico (nel caso dei comuni, quindi, al sindaco), cui è affidata la governance ” intesa come attività di indirizzo, coordinamento e correlata responsabilità, della transizione del Paese al digitale, attraverso la realizzazione di servizi pubblici rivisitati in un’ottica che ne preveda la piena integrazione con le nuove tecnologie e non più la giustapposizione di queste ultime alle esistenti forme di organizzazione” (circolare n. 3/2018). In assenza del vertice politico, tale figura risponde al vertice amministrativo.
Questa figura dovrà coordinarsi, non solo con il vertice amministrativo, ma anche con il Data Protection Officer/responsabile della protezione dei dati personali (DPO/ RPD), istituito dal Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (UE) n. 679/2016, e con il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT), obbligatorio in ciascuna amministrazione ai sensi della L. 190 del 2012 e del D.Lgs. n. 33 del 2013.
Compiti – Il principale compito attribuito a questo Ufficio è quello di assicurare la transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di “riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un’amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità”.
Gli altri compiti di questo Ufficio riguardano:
a) il coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi, di telecomunicazione e fonia, in modo da assicurare anche la coerenza con gli standard tecnici e organizzativi comuni;
b) l’ indirizzo e il coordinamento dello sviluppo dei servizi, sia interni che esterni, forniti dai sistemi informativi di telecomunicazione e fonia dell’amministrazione;
c) l’indirizzo, la pianificazione, il coordinamento e il monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture anche in relazione al sistema pubblico di connettività, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dallo stesso CAD di cui all’articolo 51, comma 1;
d) l’accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici e promozione dell’accessibilità anche in attuazione di quanto previsto dalla L. 9 gennaio 2004, n. 4, recante “Disposizioni per favorire e semplificare l’accesso degli utenti e, in particolare, delle persone con disabilità agli strumenti informatici“;
e) analisi periodica della coerenza tra l’organizzazione dell’amministrazione e l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, al fine di migliorare la soddisfazione dell’utenza e la qualità dei servizi, nonché di ridurre i tempi e i costi dell’azione amministrativa;
f) la cooperazione alla revisione della riorganizzazione dell’amministrazione ai fini di cui alla lettera e);
g) l’indirizzo, coordinamento e monitoraggio della pianificazione prevista per lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi di telecomunicazione e fonia;
h) la progettazione e coordinamento delle iniziative rilevanti ai fini di una più efficace erogazione di servizi in rete a cittadini e imprese mediante gli strumenti della cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni, ivi inclusa la predisposizione e l’attuazione di accordi di servizio tra amministrazioni per la realizzazione e compartecipazione dei sistemi informativi cooperativi;
i) la promozione delle iniziative attinenti l’attuazione delle direttive impartite dal Presidente del Consiglio dei Ministri o dal Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie;
j) la pianificazione e coordinamento del processo di diffusione, all’interno dell’amministrazione, dei sistemi di identità e domicilio digitale, posta elettronica, protocollo informatico, firma digitale o firma elettronica qualificata e mandato informatico, e delle norme in materia di accessibilità e fruibilità nonché del processo di integrazione e interoperabilità tra i sistemi e servizi dell’amministrazione e il punto di accesso telematico attivato presso la Presidenza del Consiglio dei ministri ai sensi dell’articolo 64-bis del CAD.
j-bis) pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici, telematici e di telecomunicazione al fine di garantirne la compatibilità con gli obiettivi di attuazione dell’agenda digitale e, in particolare, con quelli stabiliti nel piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione.