IN POCHE PAROLE …
La regola della pubblicazione online delle graduatorie dei concorsi limitatamente ai soli dati personali essenziali dei vincitori, impone alle pubbliche amministrazione l’obbligo di adottare adeguate misure tecniche – organizzative, nel rispetto del principio di bilanciamento fra riservatezza e trattamento diffuso dei dati.
I dati degli altri concorrenti, i verbali della commissione, i titoli di preferenza, ecc. devono essere resi disponibili solo in aree riservate.
D.L. 14.3.2025, n. 25, in materia di reclutamento e funzionalità delle pubbliche amministrazioni
D.Lgs. 14.3.2013, 33, su diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni
Regolamento UE 2016/679, Regolamento generale sulla protezione dei dati
D.Lgs. 30.6.1993, n. 196, Codice privacy
ll Garante per la protezione dei dati personali chiarisce quali dati delle graduatorie dei concorsi pubblici possono essere pubblicati online e quali devono restare riservati, con riferimento alla riforma del 2025 in materia di procedure concorsuali, che prevede un modello fondato su trasparenza selettiva e impone alle pubbliche amministrazioni un attento bilanciamento tra pubblicità e tutela della sfera personale dei candidati.
La questione
Sotto il profilo della protezione dei dati personali, la gestione delle procedure concorsuali può causare alcune criticità, fra l’altro, con riferimento alla diffusione online di graduatorie e atti endoprocedimentali nel Portale unico del reclutamento (InPA). La pubblicazione su web, infatti, configura un trattamento di diffusione, idoneo, quindi, a rendere noti ad una pluralità di destinatari non individuati dati personali facilmente reperibili, indicizzabili e riutilizzabili nel tempo.
Il Garante fa chiarezza sulla normativa, non sempre organica e coerente, in materia di trasparenza e protezione della riservatezza della sfera privata dei candidati, con la finalità di protezione dei dati dagli effetti pregiudizievoli sulla sfera privata e professionale. La stratificazione normativa in materia di concorsi, trasparenza amministrativa e protezione dei dati, infatti, rende quanto mai opportuni alcuni chiarimenti, anche alla luce dell’obbligatorio utilizzo di “InPA”, specie per quanto riguarda l’effettivo coordinamento tra obblighi di pubblicità legale, finalità di trasparenza e principi del GDPR, con particolare riferimento a quello di minimizzazione (cfr. art. 5 del Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR) enuncia il principio della “minimizzazione dei dati”, nello specifico alla lettera c) testualmente riporta: “1. I dati personali sono: … c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»)”.
Le indicazioni del Garante
Le FAQ del Garante – condivise con il Dipartimento della Funzione Pubblica e rafforzate dalla riforma del 2025, che ha modificato diversi aspetti delle procedure concorsuali (D.L. 14.3.2025, n. 25, convertito con modificazioni nella legge 9.5.2025, n. 69) – ribadiscono che l’unica pubblicazione online obbligatoria riguarda la graduatoria finale dei vincitori, limitatamente a nome, cognome, posizione e, se necessario, data di nascita (in caso di possibile omonimia).
Tutti gli altri dati e documenti, compresi gli atti della commissione di concorso, i titoli di preferenza, le cause di esclusione o le ammissioni con riserva, non possono essere diffusi online, ma devono essere messi a disposizione dei partecipanti tramite aree ad accesso riservato sul Portale InPA e sui siti istituzionali.
In particolare, la pubblicazione deve essere accompagnata dall’avviso sul Portale InPA, dal quale decorrono i termini per l’eventuale impugnazione. Tutti gli altri dati e documenti del procedimento concorsuale – incluse le graduatorie di merito, quelle con applicazione dei titoli e delle riserve, gli atti delle commissioni, nonché le informazioni relative a titoli di preferenza, cause di esclusione o ammissioni con riserva – non possono essere diffusi online, ma devono essere resi conoscibili esclusivamente ai partecipanti mediante aree ad accesso riservato, nel rispetto del su ricordato principio di minimizzazione. Si delinea così un sistema che distingue nettamente tra trasparenza esterna, rivolta alla generalità dei consociati, e trasparenza procedimentale, funzionale alla tutela delle posizioni giuridiche dei candidati, affidata a strumenti di comunicazione selettiva e controllata.
In breve, il Garante prescrive una pubblicità legale essenziale verso l’esterno e la conoscibilità piena, ma selettiva, per i soli interessati della procedura concorsuale, nel rispetto dei principi fondamentali dettati dal codice della privacy: liceità, proporzionalità, necessità, pertinenza, minimizzazione, con conseguente responsabilizzazione del titolare del trattamento dei dati.
Conclusioni
Nella difficile ricerca di un equilibrio fra diritti e interessi costituzionalmente rilevanti, comunque riferibili alla persona – dal diritto alla tutela dei dati personali e alla riservatezza (artt. 2 e 3 Cost.), alla trasparenza dell’azione amministrativa e al buon andamento della pubblica amministrazione (art. 97 Cost.), fino al diritto di difesa (art. 24 Cost.) – il Garante opta per una concezione della trasparenza solo funzionale con la scelta di contenere la pubblicità online entro confini rigorosi e la protezione della sfera personale dei candidati rispetto a forme di esposizione generalizzata dei dati sul web, ritenute non necessarie e potenzialmente sproporzionate.
Come è evidente un’impostazione che rafforza la tutela dei diritti individuali alla riservatezza, ma impone alle amministrazioni un elevato livello di attenzione organizzativa e culturale nella gestione dei concorsi, che devono dimostrare che la trasparenza può essere effettiva anche senza coincidere con la massima diffusione delle informazioni.